Copia de seguridad: Parte 1 — ¿Para qué sirve y qué se considera una copia de seguridad?

Documentos, bases de clientes, informes financieros, archivos del sitio — sin ellos el negocio no puede funcionar. Se pueden perder por muchas razones: eliminación accidental, fallo del disco, ransomware, robo del portátil, incendio en la oficina. Las copias de seguridad protegen contra estas consecuencias.

Por qué es necesaria una copia de seguridad

La copia de seguridad es necesaria para cualquier empresa, incluso la más pequeña, y para cualquier empresario individual.

• Protección contra la pérdida de datos. Esta es la razón principal: una copia de seguridad permite restaurar la información tras un fallo, un error o un ataque.
• Continuidad del negocio. Cuanto más rápido se restauren los datos, menor será el tiempo de inactividad. Cada hora en que el sitio no funciona o la base de clientes no está disponible supone ingresos perdidos y daño a la reputación.
• Requisitos legales. Varios documentos deben conservarse durante años por ley. Por ejemplo, los documentos contables primarios y la información financiera deben guardarse al menos cinco años después del ejercicio fiscal (artículo 29 de la Ley Federal n.º 402-FZ “Sobre la contabilidad”). Si dichos documentos se conservan solo en formato electrónico, sin una copia de seguridad es fácil incumplir este requisito.

Qué se considera una copia de seguridad

Copia de seguridad — es una copia de los datos que se almacena separada del original y a partir de la cual se pueden recuperar.

Para que la copia realmente proteja, debe cumplir cuatro condiciones:

1. Almacenamiento separado. La copia está en otro soporte o en otro lugar y no se verá afectada por la falla del original. Una copia de los archivos en una carpeta contigua en el mismo disco no es una copia de seguridad.
2. Capacidad de restauración. La copia es inútil si no se pueden recuperar los datos a partir de ella. La restauración debe comprobarse con regularidad.
3. Regularidad. Los datos cambian constantemente y una copia con un mes de antigüedad puede resultar inútil. Las copias deben realizarse automáticamente y según un calendario.
4. Completitud. La copia incluye todo lo necesario para restaurar el funcionamiento: no solo archivos, sino también bases de datos y configuraciones.

Copia de seguridad, sincronización y replicación

A menudo se confunde la copia de seguridad con la sincronización de archivos (por ejemplo, a través de Yandex Disk o Google Drive) y con la replicación de bases de datos.

La papelera e historial de versiones en los servicios de almacenamiento en la nube permiten recuperar archivos sueltos, pero su período de retención es limitado, y un ransomware que obtenga acceso a la carpeta sincronizada también corrompe las copias en la nube.

Qué hay que copiar

• Archivos del sitio: páginas, plantillas, imágenes, archivos subidos por los usuarios.
• Bases de datos: usuarios, pedidos, productos — la base de una tienda online o de un CRM.
• Documentos de trabajo: contratos, hojas de cálculo, presentaciones.
• Bases de clientes: contactos e historial de trabajo con los clientes.
• Configuraciones de servidores y programas: archivos de configuración sin los cuales habría que volver a configurar el sistema.