Nube propia: Parte 1 — Almacenamiento de archivos en Nextcloud

Nextcloud — un programa de código abierto para desplegar un almacenamiento en la nube en su propio servidor o en un VPS alquilado. Realiza las mismas funciones que Yandex Disk, Google Drive o Dropbox, pero los archivos se almacenan en un servidor que usted administra.

¿Por qué Nextcloud para la empresa?

• Control sobre los datos. Los archivos están en su servidor, y solo usted decide quién y a qué tiene acceso y cómo se protegen los datos.
• Libertad de elección del lugar de almacenamiento. El servidor puede ubicarse en cualquier país y con cualquier proveedor, incluida Rusia.
• Más que un almacenamiento. Nextcloud se amplía con aplicaciones hasta convertirse en un entorno de trabajo completo: calendario, contactos, tareas, chat y videollamadas.
• Sin cuota por usuario. El propio programa es gratuito; los gastos son el alquiler del servidor y el tiempo de mantenimiento. Para un equipo de varias decenas de personas puede resultar más barato que una suscripción a un servicio en la nube.

Funciones

• Sincronización e intercambio de archivos. Las aplicaciones para Windows, macOS, Linux, Android e iOS sincronizan archivos entre dispositivos. Se puede compartir un archivo o carpeta mediante un enlace con contraseña y fecha de caducidad.
• Colaboración en documentos. La edición colaborativa de documentos la permite Nextcloud Office basado en Collabora Online o la integración con ONLYOFFICE. Están disponibles comentarios en los archivos e historial de versiones.
• Calendario y contactos. Se sincronizan con teléfonos y clientes de correo mediante los protocolos estándar CalDAV y CardDAV.
• Tareas. La aplicación Tasks gestiona listas de tareas, que también se sincronizan mediante CalDAV.
• Nextcloud Talk. Chat, llamadas de audio y vídeo dentro de la empresa.
• Catálogo de aplicaciones. Cientos de aplicaciones adicionales: desde gestores de contraseñas hasta tableros de tareas.

Seguridad

El administrador configura la protección: autenticación de dos factores, cifrado de archivos en el lado del servidor, permisos de acceso para grupos y usuarios. El código abierto permite a cualquier especialista comprobar cómo está hecha la aplicación, y las actualizaciones de seguridad se publican con regularidad. Sin embargo, la seguridad de un servidor concreto depende de qué tan puntualmente se actualice y de lo bien configurado que esté.

Desventajas

• Se necesita un servidor. Habrá que alquilar un VPS o tener un servidor propio, lo que implica gastos mensuales y trabajo de configuración.
• Se requieren habilidades técnicas. La instalación y el mantenimiento requieren conocimientos de Linux, línea de comandos, servidor web (Apache o nginx) y base de datos (MariaDB, MySQL o PostgreSQL). La forma más sencilla es instalar Nextcloud mediante la variante oficial All-in-One: se despliega en Docker e incluye la base de datos, caché, HTTPS, Nextcloud Office, Talk y copias de seguridad basadas en BorgBackup.
• Las copias de seguridad y la protección quedan a su cargo. Si el servidor falla o es hackeado, tendrá que recuperar los datos por su cuenta, por lo que las copias de seguridad deben configurarse desde el primer día.
• El rendimiento depende del servidor. La velocidad de funcionamiento viene determinada por los recursos del VPS: procesador, cantidad de memoria y velocidad de los discos. Según la documentación oficial, cada proceso PHP necesita al menos 128 MB de memoria, y se recomiendan 512 MB.

A quién va dirigido Nextcloud

• a pequeñas empresas a las que les importa controlar por sí mismas dónde y cómo se almacenan sus datos;
• a equipos que necesitan archivos compartidos, calendarios y chat sin pagar una suscripción por cada empleado;
• a quienes ya tienen experiencia administrando VPS o disponen de un especialista dispuesto a mantenerlo.

La configuración inicial de Nextcloud requiere tiempo, pero como resultado la empresa obtiene un almacenamiento operativo y un conjunto de herramientas para la colaboración, completamente bajo su control.